Stel: u hebt een plan. U wil bijvoorbeeld een nieuwe garage bij uw huis plaatsen, een festival organiseren, uw (agrarisch) bedrijf aanpassen of aan de slag met een speelterrein in de wijk. Of misschien hebt u zelfs een groter plan, zoals het bouwen van een appartementencomplex met zorgfunctie of u wil een (agrarisch) bedrijf starten op een nieuwe locatie. 

Werkt u aan zo’n plan en hebt u een vergunning of aanpassing van het bestemmingsplan en, na inwerkingtreding van de Omgevingswet,(externe link) een omgevingsplan nodig? Weet dan dat het belangrijk is dat de omgeving goed en op tijd betrokken wordt bij dit plan. Dit wordt ook wel participatie genoemd. Deze handreiking geeft tips hoe u als initiatiefnemer de omgeving kunt betrekken. Uiteraard maken wij ook gebruik van participatie om onze plannen te verbeteren of meer draagvlak te krijgen.

Waarom vinden we het gesprek met de omgeving belangrijk? 

Uw buren horen graag van u over uw plannen

Mensen die iets gaan merken van uw plan vinden het over het algemeen prettig als u hen zelf informeert over het plan vóórdat u de aanvraag bij de gemeente indient. U bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het gesprek met de omgeving. Wie precies uw omgeving is, is niet in algemene zin te zeggen. Het gaat erom dat u uw best doet om de mensen en organisaties die een mogelijk belang hebben bij uw plan, te betrekken. 

Anderen kunnen meedenken met uw plan 

Als u in gesprek gaat over uw plan, komt u erachter wat uw omgeving ervan vindt. En welke belangen, kansen en zorgen er zijn. Misschien kunt u op basis hiervan uw plan nog aanpassen. Hierdoor wordt uw plan beter en hebt u minder kans op klachten of bezwaren achteraf. Dat is voor iedereen prettig en beter: Uw buren voelen zich gehoord en u  kunt verder. 

De gemeente wil een zorgvuldig besluit nemen 

Voor de gemeente Nederweert is het belangrijk om zo goed mogelijk inzicht te krijgen in de verschillende belangen die bij uw plan spelen. Hierdoor kunnen wij een goede afweging maken en zorgvuldig en snel besluiten over uw plan. 

Is het gesprek met de omgeving altijd verplicht als u een plan hebt?

Participatie is in een aantal gevallen verplicht. Dat is vastgelegd in gemeentelijk beleid. Komt u bij de gemeente met een plan waarbij participatie verplicht is? Dan wijzen wij u hierop. Echter, in de gemeente Nederweert wordt het betrekken van buren en/of partijen die belang hebben bij uw plan altijd gestimuleerd en geadviseerd, ook als dat niet verplicht is. Uit de evaluatie van het programma “Buitengebied in Balans, Samen groots, Samen doen!” is gebleken dat participatie leidt tot betere plannen en minder klachten en bezwaar. Als de gemeente moet afwegen of ze meewerkt aan uw plan kan participatie een rol spelen. Goede participatie helpt, maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning.

Hoe organiseert u het gesprek met de omgeving?  

Hieronder beschrijven we hoe u in een paar stappen het gesprek met de omgeving kunt organiseren. De bedrijfscontactfunctionarissen, planbegeleiders of vergunningverleners van de gemeente Nederweert adviseren u hier graag verder over. Het gesprek aangaan over uw plan kunt u doen op de manier die u het beste lijkt. De vragen in de leidraad ‘Gesprek goed gevoerd?’ onderaan deze pagina kunt u als checklist gebruiken. 

Breng in beeld wie er iets gaat merken van uw plan

Bij ieder plan is het belangrijk om voor uzelf na te gaan: wie gaat hier iets van merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Bouwt u een nieuwe garage? Dan kan dat effect hebben op uw aangrenzende buren. Denk aan geluid tijdens de bouw of aan schaduw in hun tuin. In andere gevallen, bijvoorbeeld als u uw bedrijf wil gaan uitbreiden, gaan meer mensen iets merken van dat plan, zoals de nabijgelegen bedrijven of de gebruikers van een gebied. Zorg dan dat alle eigenaren en/of gebruikers in de omgeving kunnen deelnemen aan het gesprek. Hoe groter de impact van uw plan, hoe groter de kring direct betrokkenen. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn, zoals bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie. 

Bedenk waarover belanghebbenden kunnen meedenken 

Voordat het gesprek plaatsvindt, is het goed om te bepalen welke rol deelnemers hebben. Gaat u een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan uw buren. Wilt u een buurtfeest organiseren, dan is het handig om uw buren mee te laten beslissen over waar, wanneer en hoe. Participatie kan dus verschillende vormen hebben:

  • Mensen laten weten dat u een plan hebt;
  • Mensen laten meedenken over uw plan;
  • Mensen laten meewerken aan uw plan;
  • Mensen laten meebeslissen over uw plan. 

Door vooraf aan te geven welke rol belanghebbenden hebben en welke ruimte er in uw plan zit om mee te denken of te werken, schept u duidelijkheid voor zowel uzelf als voor anderen. Hierbij kan het ook voorkomen dat de rol wijzigt gedurende het plan.

Nodig de belanghebbenden uit 

U bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het organiseren van het gesprek. Afhankelijk van de impact die uw plan heeft op de omgeving, nodigt u belanghebbenden tenminste twee weken voordat de bespreking plaatsvindt uit. Informeer als eerste de direct omwonenden en zorg dat zij informatie van u als initiatiefnemer uit de eerste hand krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle belanghebbenden. Het kan zijn dat er meerdere overlegmomenten nodig zijn, afhankelijk van de omvang en impact van uw plan. 

Voer het gesprek, maak het makkelijk en duidelijk 

Overleg het liefst met belanghebbenden op de locatie waar het plan straks komt. Werk ook met beelden. Het is makkelijker meedoen als men weet hoe het eruit ziet en op welke plek het komt. Leg aan de hand van de beelden uit wat uw ideeën zijn. Geef ook aan waar u al rekening mee hebt gehouden als het gaat om de omgeving. De deelnemers krijgen vervolgens de kans om hierop te reageren. Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. Achterhaal ook wat betrokkenen sámen belangrijk vinden. Geef aan of u wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom of wanneer u hierop terug komt. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerdere besluiten genomen, of is er simpelweg regelgeving waar u rekening mee moet houden. Vraag vervolgens aan de deelnemers of ze wel of niet tevreden zijn met uw reactie. Maak ook goede afspraken over het vervolg. Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en transparant. Niet alleen voorafgaand aan de vergunningaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van uw plan. 

Maak een verslag van elk gesprek 

Het is belangrijk om als initiatiefnemer een verslag te maken. Vermeld daarin in elk geval:

  • waar en wanneer het gesprek heeft plaatsgevonden;
  • wie u daarvoor hebt uitgenodigd; 
  • wie er aanwezig waren als eigenaar/gebruiker van welk object;
  • wie zich hebben afgemeld;
  • een samenvatting van wat u als initiatiefnemer hebt gezegd, wat door de deelnemers is ingebracht en wat de uiteindelijke uitkomst was van het gesprek. Geef daarbij een inschatting of er sprake is van groot draagvlak, beperkt draagvlak of geen draagvlak voor uw plan; 
  • afspraken die u hebt gemaakt. 

Houd er wel rekening mee dat wanneer u namen noemt in het verslag, dat u eerst hebt nagevraagd of de personen bij naam genoemd willen worden in het verslag. Stuur het verslag naar de deelnemers van het gesprek.
Als u uw plan naar aanleiding van het gesprek wilt bijstellen, geef dan duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als u ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, beschrijf dan waarom u daarvoor kiest. Stuur het verslag naar alle deelnemers. 

Dien uw vergunningaanvraag in met het gespreksverslag 

Als het gesprek met belanghebbenden is afgerond, is het tijd om een aanvraag voor een omgevingsvergunning in te dienen. Voeg bij uw aanvraag de gespreksverslagen en een samenvatting ervan toe. Samen met de overige gegevens heeft de gemeente dit verslag nodig om te komen tot een weloverwogen besluit.

Hoe beoordeelt de gemeente het gesprek met de omgeving?

Wanneer u een omgevingsvergunning aanvraagt, weegt de gemeente ook de participatie mee, rekening houdend met de omvang van uw initiatief. De gemeente kijkt naar wie u betrokken hebt, hoe u hen betrokken hebt en wat u gedaan hebt met de resultaten van het gesprek. Het hoeft overigens niet zo te zijn dat iedereen het met het plan eens moet zijn. Ook dit kan een uitkomst zijn van een participatietraject.

De gemeente neemt een beslissing op uw aanvraag en weegt daarin, naast participatie, allerlei zaken af. Als u het gesprek hebt gevoerd en u kan dat aan de gemeente laten zien, dan kan dat helpen bij het krijgen van een vergunning. Wij kijken hierbij naar het antwoord op de vragen ‘Gesprek goed gevoerd’ (zie te downloaden leidraad onderaan deze pagina). Goede participatie helpt maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning. Ook blijven de officiële inspraakprocedures en de mogelijkheid voor bezwaar en beroep gewoon bestaan. Maar, zoals al eerder aangegeven, door het voeren van een goed gesprek met uw omgeving, kunt u uw plan beter maken en is er meer kans op draagvlak. 

Advies nodig? 

Zeker bij grote initiatieven is het verstandig om vroegtijdig contact op te nemen met de gemeente. U kunt hiervoor terecht bij degene die uw plan begeleidt binnen de gemeente. Maar ook bij kleinere initiatieven kan de gemeente u helpen. Uiteindelijk gaat het erom dat u als initiatiefnemer, belanghebbenden en gemeente goed met elkaar in gesprek blijft en elkaar goed uitlegt waarom bepaalde keuzes gemaakt worden. Zo kunnen we blijven samenwerken en samen zoeken naar de beste oplossing. 
Succes met de ontwikkeling van uw plan!

Leidraad 'Gesprek goed gevoerd?'

Ik heb een plan (PDF, niet toegankelijk conform WcAG)